Embora seja um gesto simples, falar ao telefone é uma arte, então, aqui estão algumas sugestões úteis nesta dicícil arte de comunicação.
Ao atender uma ligação, fale o nome da empresa, o seu nome e a saudação.
Tenha sempre um bloco de anotações, um lápis e uma caneta, próximo ao telefone, para anotar o recado. Após ter anotado, confirme as informações que você escreveu. Caso você não tenha entendido alguma parte do recado, como o nome da empresa, por exemplo, não tenha vergonha de perguntar ou mesmo pedir para a pessoa soletrar. Lembre-se: Educação é tudo! Caso seja um nome diferente ou engraçado, mantenha a mesma entonação de voz, não dê risada e nem faça comentários.
Anote as informações importantes do decorrer da conversa, pois ajudará no momento de transmitir o recado. É fundamental anotar a data e o horário da ligação. Se possível, informe a providência que será tomada em função do assunto que foi apresentado.
Se você disser que ligará em 10 minutos, retorne a ligação em 10 minutos. Cumpra o prazo que você mesmo determinou, mesmo que não tenha a resposta. Isso chama-se considerção para com a outra parte. Diga-lhe que não foi possível resolver, mas que tão logo você tenha a solução, ligará de volta.
Anote o nome da pessoa com quem você está falando, pois caso esqueça, poderá olhar na sua anotação. Tome cuidado para não trocar nomes!
Dê, de fato, atenção para com você está falando, evitando o “hãhã”.
Se enquanto você estiver ao telefone, precisar falar com alguém que está passando, não tampe o bocal e grite, mas sim, peça para a pessoa ao telefone aguardar um instante, deixe em espera e somente então fale com quem você queria.
Se alguém chegar enquanto você estiver ao telefone, a prioridade é de quem está na linha. Finalize com rapidez, mas de forma educada, a conversa telefônica para atender quem chegou.
Se você for falar com alguém que está ao telefone, não fique em pé, esperando a pessoa terminar. Volte em outro momento. Não fique fazendo gestos ou escrevendo bilhetinhos para quem está falando, pois, além de ser uma tremenda falta de educação, atrapalha a concentração de quem está ao telefone.
Profissionais de telemarketing, atendentes, secretárias, SAC e todos os demais profissionais que se utilizam do telefone no desempenho de suas funções, devem estar atentos quanto ao comportamento ao telefone, para não cometerem erros que não poderão ser revertidos.
Veja abaixo alguns algumas situações:
- Me dá um minutinho?: Um momento, por favor.
- Ele não se encontra: Ele não está no momento, você quer deixar recado?
- Quem gostaria?: Por favor, qual o seu nome e nº de telefone para que possamos retornar.
- Ele foi ao banheiro. : Ele não está em sua mesa no momento, você quer deixar recado?
- Ele está ocupado. Você liga depois?: Ele está em uma reunião. Quer que eu anote o recado?
- Nós vamos estar enviando...: Vamos enviar ou Enviaremos.
Outras dicas? dicasdetiqueta@gmail.com
